Total MIS Co.,Ltd

          บริษัท โทเิทิ่ล เอ็มไอเอส จำกัด เป็นบริษัทที่ดำเนินธุรกิจเกี่ยวข้องกับการวางระบบภายใน ให้กับนิติบุคคลทั่วไปเป็นเวลานานมากว่า 15 ปี ได้ทำการพัฒนา New Innovative Solution ในการพัฒนาระบบ Black Office ซึ่งประกอบไปด้วย Operation System Finalcial System and Accounting Symtem ที่ครอบคลุมทุกฝ่ายงาน ไม่ว่าจะเป็นฝ่ายจัดซื้อ ฝ่ายการขาย ฝ่ายการเงิน และอื่น ๆ 


             Total Mis Co.,Ltd มีนโยบายให้ความรู้ในการทำงานแก่บุคลากรกับนิติบุคคลทุกประเภท ทุกระดับในบริษัทหรือองค์กรนั้น ๆ ให้ได้รับการพัฒนาอย่างถูกวิธี และสามารถนำไปพัฒนาองค์กรหรือบริษัทของตัวเองได้


          Total Mis Co.,Ltd มี TSMS เป็น Innovation Solution ที่ประกอบด้วยระบบย่อยมากกว่า 20 ระบบประกอบกันอยู่ในฝ่ายงานต่าง ๆ แต่ละระบบจะทำงานกันอย่างต่อเนื่องและสลับซับซ้อน แต่มีทิศทางการทำงานร่วมกัน จากฝ่ายหนึ่งไปสู่อีกฝ่ายหนึ่งจนจบระบบ


          Total Mis Co.,Ltd มีระบบควบคุมและมีประสิทธิภาพ ที่สามารถตรวจสอบได้และมีความถูกต้อง 100% โดยมีแนวทางคือต้องมีข้อมูล 2 ชุดเสมอ


          Total Mis Co.,Ltd ใช้ระบบ Sofewere Computer ที่ในตลาดทั่วไปเรียก "โปรแกรมบัญชี" มีหลากหลายค่ายมากกว่า 30 บริษัท แต่มีมาตราฐานที่กรรมสรรพากรกำหนด จึงสามารถมาใช้กับ TSMS Solution กับ Softwere เหล่านั้นได้ทุกตัว ซึ่งได้มาตราฐาน


          Total Mis Co.,Ltd มีมาตราฐานในการพัฒนาระบบ TSMS Solution โดยมีกติกา เงื่อนไข นโยบายชัดเจนในการพัฒนาระบบ ต้องดำเนินการให้พนักงานทุกระดับให้ความร่วมมือ ไม่หลีกเลี่ยงให้ดำเนินตามกฏข้อบังคับของบริษัท 

          บทความนี้เราจะมาดูโครงสร้างขององค์กร บริษัทและโรงงาน

          บุคคลทั่วไปที่เริ่มต้นทำธุรกิจมักไม่มีโครงสร้างบริหาร หลังจากดำเนินงานธุรกิจไปสัก 3-5 ปี กิจการก็เจริญเติบโต พนักงานก็มากขึ้น จำเป็นต้องแบ่งฝ่ายบริหารฝ่ายงาน แบ่งความรับผิดชอบ การมอบหมายงานอาจสับสน การสั่งงานจึงปะปนกัน 

          โครงสร้างหลักที่เห็นจะประกอบด้วยฝ่ายนโยบายหลายระดับ ดังนี้

          1. ฝ่ายนโยบายอาจจะประกอบไปด้วยตำแหน่งงาน

            ประธานกรรมการ รองประธานกรรมการ ผู้ช่วยประธานกรรมการ กรรมการผู้จัดการ ผู้ช่วยกรรมการผู้จัดการ

          2. ฝ่ายบริหารระดับสูง จะประกอบไปด้วยหลายฝ่ายงานแต่ละฝ่ายงานจะประกอบไปด้วย ตำแหน่งงาน ผู้อำนวยการฝ่าย รองผู้อำนวยการฝ่าย ผู้ช่วยผู้อำนวยการฝ่าย

          3. ฝ่ายบริหารระดับกลางจะประกอบด้วยหลายฝ่ายงาน แต่ละฝ่ายงานจะประกอบด้วย ตำแหน่งงาน ผู้จัดการฝ่าย รองผู้จัดการฝ่าย และผู้ช่วยผู้จัดการฝ่าย

          4. ฝ่ายบริหารระดับล่างจะประกอบด้วยหลายแผนกงาน แต่ละแผนกงานจะประกอบไปด้วย ตำแหน่งงาน หัวหน้าแผนก รองหัวหน้าแผนก ผู้ช่วยหัวหน้าแผนก

          5. ในทุก ๆ แผนกงานจะมีพนักงานปฏิบัติหน้าที่ตั้งแต่ 1 คน ไปจนถึง พัน ๆ คน แล้วแต่ขนาดของบริษัท โรงงานนั้น ๆ 

          โครงสร้างย่อยในแต่ละฝ่ายงาน แผนกงาน ก็ควรมีการสร้างขึ้น ติดประกาศไว้ให้เห็นในที่ ที่ ชัดเจน ในโครงสร้างนี้ควรแสดงตำแหน่งงาน ชื่อบุคคลในตำแหน่ง สายทางการบังคับบัญชาให้ชัดเจน ดังรูป 

          ดังนั้นเราจะเห็นรูปแบบและการกระจายตัวโครงสร้างได้อย่างชัดเจน

          

          

             Main System หมายถึงส่วนประกอบหลักของแต่ละฝ่ายงานมีดังต่อไปนี้

                    

           1. ระบบจัดซื้อ    หมายถึง กระบวนการซึ่งทำมาเพื่อให้ได้สินค้าเพื่อขาย หรือวัตถุดิบเืพื่อการผลิต เป็นสินค้าสำเร็จรูปเพื่อนำไปขายตามนโยบายต้นทุนสินค้าต่ำสุดเท่าที่จะทำได้

          2. ระบบเจ้าหนี้และการจ่ายเงิน   หมายถึงกระบวนการทางบัญชี หลังมีการซื้อสินค้าดูแลลูกหนี้ เจ้าหนี้การค้าและเมื่อหนี้ครบกำหนด ส่งรายการหนี้ให้ฝ่ายการเงิน เพื่อดำเินินขั้นตอนต่าง ๆ ทางการเงิน ตั้งแต่การรับวางบิล เตรียมเงินให้เจ้าหนี้ และควบคุมการจ่ายชำระหนี้ให้เจ้าหนี้อย่างถูกต้อง 


          3. ระบบขาย  หมายถึง กิจกรรมที่ต่อเนื่องจากการตลาด หลังจากได้รับคำสั่งซื้อการขายทำหน้าที่ส่งสินค้าให้ถึงมือลูกค้าให้ได้ กิจกรรมเหล่านี้เริ่มจากการทำใบเสนอราคา (QT) ช่วยฝ่ายการตลาดนำข้อมูลสินค้า ส่งให้ลูกค้าเมื่อรับคำสั่งซื้อสินค้า ติดตามสินค้าว่ามีอยู่หรือไม่ หรืออาจต้องวางแผนจัดเก็บสินค้าสำรองไว้เพื่อขาย ดูแลคุณภาพสินค้า นำขึ้นพาหนะจัดส่ง ติดตามการจัดส่ง จนสินค้าถึงมือลูกค้า และจบลงที่การได้รับเอกสารการซื้อของลูกค้ามาครบถ้วนและนำส่งให้ฝ่ายบัญชี เพื่อเข้าสู่กระบวนการเก็บเงินต่อไป 
                                                    
          4. ระบบลูกหนี้และการเงินรับ  หมายถึง กระบวรการทางบัญชีหลังมีการขายสินค้า ดูแลลูกหนี้ ลูกหนี้การค้าและเมื่อครบกำหนดก็จะส่งรายการหนี้ให้ฝ่ายการเงิน เพื่อดำเนินขั้นตอนต่าง ๆ ทางการเงิน ตั้งแต่ออกใบวางบิล เตรียมเก็บเงินจากลูกหนี้และติดตามควบคุมการเก็บเิงิน ชำระหนี้จากลูกหนี้อย่างเข้มงวดใกล้ชิดและถูกต้อง
                   
          5. ระบบคลังสินค้า คลังสินค้าเป็นปัญหาใหญ่มากกว่า 90%ของธุรกิจทุกประเภทจะมีัปัญหาเรื่องคลังสินค้า เพราะธุรกิจจะกำไรมากหรือน้อย ขาดทุนหรือไม่ การบริหารคลังสินค้าเป็นเรื่องที่สำคัญมาก ๆ 
           ปัจจุบันมีการนำระบบ Computer มาบริหารคลังสินค้า แต่ส่วนมากยังใช้ได้น้อย ไม่เต็มประสิทธิภาพ เนื่องจากระบบคลังสินค้ามีเงื่อนไขและซับซ้อนในระบบ Computer ในการบริหารระบบคลังสินค้า ต้องคำนึงถึงถึงสิ่งต่อไปนี้
          - จัดทำ location คลังสินค้า
          - ในการรับสินค้าเข้าคลัง
          - มีระบบตรวจสอบสินค้าเข้าคลัง
          - มีระบบตรวจสอบสินค้าเป็นระยะ ๆ 
          - คลังสินค้าที่ใหญ่มากๆ มีสินค้ามาก ๆ ควรจัดสินค้าเป็นส่วน ๆ กลุ่ม ๆ 
          - การใช้ location ในระบบซื้อ ขาย การผลิต จะทำให้ข้อมูลสินค้าคลังแม่นยำขึ้น
           การสร้าง location คือการสร้างแผนที่ สถานที่ จุดตำแหน่งที่เก็บสินค้า เพื่อกำหนดความสัมพันธ์กับข้อมูลในฐานข้อมูลกำหนดเป็นตัวเลข (คล้ายกับบาร์โคด ไม่น้อยกว่า 6 หลัก) เช่น 123456 (12 Degit บอกคลัง,34 Degit บอกสถานที่,56 บอกตำแหน่งที่เก็บสินค้า)


          6. ระบบการเงิน  เป็นอีกระบบนึงซึ่งมีความสำคัญระยะยาวในการดำเนินธุรกิจ เพราะิเงินคือตัวกลางในการแลกเปลี่ยน กระแสการเงินจึงเปรียบเสมือนหัวใจของธุรกิจ บางบริษัทมีทรัพย์สินมากมายแต่กลับมีปัญหาเรื่องการชำระหนี้เพราะทรัพย์สินเกือบทั้งหมดเปลี่ยนเป็นเงินยาก ทำให้มีเม็ดเงินไม่พอในการชำระหนี้ 

          7. ระบบบัญชี  การวางระบบบัญชีมีความจำเป็นอย่างยิ่งในการบริหารธุรกิจแม้แต่ธุรกิจขนาดย่อมอาจมีผู้ประกอบการเพียงคนเดียว แต่การบันทึกข้อมูลทางบัญชี โดยมีระบบบัญชีที่ดีคอยควบคุมดูแลแสดงสถานภาพทางการเิงิน ตลอดจนวิเคราะห์สถานะการดำเนินงานของบริษัทได้เป็นอย่างดี ผลที่ได้รับก็จะถูกต้อง แม่นยำ


          8. ระบบ Computer  


          9. ระบบการผลิตและวางแผนผลิต  เป็นกระบวนการที่ทำให้เกิดสินค้าเพื่อนำเข้าสู่ตลาดซึ่งมีความสลับซับซ้อนมากมายประกอบด้วยขั้นตอนมากมายและก็ขึ้นอยู่กับสินค้านั้น ๆ ด้วย การวางแผนคือการนำเอาผลผลิตที่ต้องการจากฝ่ายขายมาบริหาร เพื่อให้ได้มาซึ่งสินค้า ตามเป้าหมายที่กำหนด คือวันที่ส่งสินค้าให้ลูกค้าตามที่กำหนด 


        10. ระบบต้นทุน  ควรศึกษาข้อมูลระบบต้นทุนให้อย่างถ่องแท้ก่อนตัดสินใจลงทุน


        11. ระบบบริหารองค์กร  
    
        12. ระบบบริหารบุคคล  



               Support System คือ ระบบสนับสนุนการทำงานระบบหลัก ให้ทำงานสอดคล้องต่อเนื่องกันได้ รู้ที่มาที่ไปของการทำงานนั้น ซึ่ง Support System จะประกอบไปด้วย


          - ระบบรายงานและการวิเคราะห์  
          - ระบบลงรายมือชื่อ  
          - ระบบตรายาง
          - ระบบวันที่
          - ระบบทะเบียน
          - ระบบการค้นหาเอกสาร
          - ระบบการใช้เอกสาร
          - ระบบการจัดเก็บเอกสาร
          - ระบบทางเดินเอกสาร
          - ระบบจัดทำเอกสาร
          - ระบบคอมพิวเตอร์ (Computer System)

           
               

          

   

       

         

         

         

มาทำความเข้าใจ การทำหน้าที่ของ TSMS

               Total-Mis Co.,Ltd มีโนโยบายใ้ห้ความรู้แกุ่บุคลากร นิติบุคคลทุกประเภททุกระดับ ให้ได้รับการพัฒนาที่ถูกวิธี ตามมาตราฐานที่ควรได้รับ เพื่อนำไปใช้และพัฒนาองค์กรหรือบริษัทต่อยอดให้ได้สู่ความสำเร็จ

                   Total-Mis Co.,Ltd มี TSMS - Solution มี Innovation Solution ที่ประกอบด้วยระบบย่อยมากกว่า 20 ระบบประกอบกันในฝ่ายงานต่าง ๆ แต่ละระบบทำงานอย่างต่อเนื่องสลับซับซ้อน แต่มีทิศทางร่วมกัน จากฝ่ายหนึ่งไปสู่อีกฝ่ายหนึ่งจนจบระบบ 

                    

                    Total-Mis Co.,Ltd มีระบบควบคุมและระบบตรวจสอบที่มีประสิทธิภาพ สามารถตรวจสอบได้ 100% โดยมีแนวคิดต้องมีข้อมูล 2 ชุดเสมอ เพื่อนำมาเปรียบเทียบกัน ข้อมูลถูกต้องจึงถือว่าถูกต้อง ก่อนจบระบบและจะจัดเก็บไว้ 2 ที่ คือ Hard copy และ Digitel

                    Total-Mis Co,.Ltd ใช้ระบบ Softwere Computer ซึ่งในตลาดทั่วไปเรียกว่า โปรแกรมบัญชีซึ่งมีหลากหลายค่ายมากกว่า 30 บริษัท แต่มีมาตราฐานในระดับที่กรมสรรพากรกำหนด จึงสามารถใช้กับระบบ Mis ได้ แต่อาจแตกต่างที่ความครบถ้วน ซึ่ง Total-mis Co.,Ltd สามารถใช้ได้กับ softwere เหล่านั้นได้ทุกตัว ในมาตราฐานของระบบระดับนึง

                    Total-Mis Co.,Ltd มีมาตราฐานในการพัฒนาระบบ โดยมีกติฏาเงือนไขคือฝ่ายบริหาร ต้องมีนโยบายชัดเจนในการพัฒนาระบบ ต้องดำเนินการให้พนักงานทุกระดับให้ความร่วมมือ ไม่หลีกเลี่ยงภายใต้กฏข้อบังคับของบริษัท เมื่อดำเนินการแล้วต้องปฏิบัติ เมื่อไม่ปฏิบัติควรแจ้งผู้ คนโทรล ทันที

                   

               

                    

                    

TSMS MIS

     MIS ( Management Information Systems ) ระบบ สารสนเทศ เพื่อการบริหาร องค์กร บริษัท โรงงาน โดยระบบเอ็มไอเอสจะให้รายงาน ที่สรุปสารสนเทศซึ่งรวบรวมจากฐานข้อมูลทั้งหมดของบริษัท จุดประสงค์ ของรายงานจะเน้นให้ผู้บริหารสามารถมองเห็นแนวโน้ม และภาพรวม ขององค์กรในปัจจุบัน รวมทั้งสามารถควบคุมและตรวจสอบงานของระดับปฏิบัติการด้วย 

 ลักษณะของระบบเอ็มไอเอสที่ดี

        ระบบเอ็มไอเอส จะสนับสนุนการทำงานของระบบประมวลผลข้อมูลและการจัดเก็บข้อมูลรายวัน

        ระบบเอ็มไอเอส จะใช้ฐานข้อมูลที่ถูกรวมเข้าด้วยกัน และสนับสนุนการทำงานของฝ่ายต่าง ๆ ในองค์กร 

        ระบบเอ็มไอเอส จะช่วยให้ผู้บริหารระดับต้น ระดับกลาง และระดับสูง เรียกใช้ข้อมูลที่เป็นโครงสร้างได้ตามเวลาที่ต้องการ 

        ระบบเอ็มไอเอส จะมีความยืดหยุ่นและสามารถรองรับความต้องการข้อมูลที่เปลี่ยนแปลงไปขององค์กร 

        ระบบเอ็มไอเอส ต้องมีระบบรักษาความลับของข้อมูล และจำกัดการใช้งานของบุคลเฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้องเท่านั้น

               นี่ก็คือความหมายแบบสั้น ๆ กระชับของระบบ MiS บล๊อกหน้า เรามามาเรียนรู้กันว่าความสำคัญของระบบ Mis กับการบริหารการจัดการภายในมันมีความสำคัญมากน้อยเพียงใดต่อผู้บริหารกันนะค่ะ